L’Etat Descriptif de Division

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Yannick vous a déjà expliqué il y a un moment déjà pourquoi nous avons décidé de créer une SCIA – Société Civile Immobilière par Attribution – pour héberger notre projet d’habitat participatif.

Aujourd’hui, je vais vous expliquer comment créer une SCIA … ou plutôt la première étape !

Qu’est-ce qu’un état descriptif de division ?

La SCIA, comme son nom l’indique, consiste à attribuer des lots (plutôt que des parts) aux associés. Or pour que des lots puissent être attribués … il faut d’abord qu’ils soient décrits 😉

C’est là qu’intervient l’Etat Descriptif de Division : il s’agit d’un tout premier extrait de notre futur règlement de copropriété, dans lequel chaque lot (c’est-à-dire chaque appartement, parking, …) est décrit et quantifié en 1000èmes de l’ensemble de la copropriété.

Qui rédige l’état descriptif de division ?

Un Etat Descriptif de Division (EDD) ne peut être rédigé que par un géomètre. C’est la loi. C’est une des missions des géomètres.

Après un rapide « appel d’offres » auprès de plusieurs géomètres, un coup de fil surréaliste à l’un d’entre eux qui me faisait un devis 4 fois plus important que les autres (vous êtes sûr que mettre des couleurs sur nos plans coûte 1 500 € monsieur ???), nous avons de nouveau mandaté le cabinet ALTIUS (qui a fait notre plan topographique), toujours pour les mêmes raisons : leur offre était la plus pertinente et la plus transparente pour un bon prix. Et nous savions déjà qu’ils font du bon travail.

Comment le géomètre prépare l’état descriptif de division ?

Dans notre cas, le géomètre a travaillé sur la base des plans détaillés au 1/125ème fournis par notre architecte pour préparer la demande de permis de construire. C’est assez rare pour les géomètres de travailler sur cette base – ils ont plutôt l’habitude de faire les plans eux-mêmes sur visite (dans notre cas, le bâtiment n’existant pas, ç’aurait été un peu compliqué 😉 ), ou d’utiliser les plans fournis par les constructeurs une fois le bâtiment terminé.

ExtraitEDDAprès étude de nos plans, le géomètre, moi et l’ensemble du groupe avons eu pas mal de discussions sur : est-ce que telle clôture mitoyenne entre 2 lots appartient à l’un, à l’autre, aux 2 en indivision ou à l’ensemble de la co-propriété (entendez : qui va payer son entretien) ? comment attribuer des terrasses sur le toit aux lots du deuxième étage alors qu’ils n’y ont pas d’accès direct (seulement un escalier commun) ? est-ce que le « 5ème lot » (rebaptisé 15ème lot au cours de l’exercice – eh oui, en comptant toutes les places de parking et les terrasses, on arrive à 15 lots !) paie pour l’entretien du chemin qui mène au grand bâtiment (la réponse est non) ? …

Suite à cela, le géomètre a mis nos plans en couleurs, fait mouliner sa calculette à tantièmes … et rédigé notre EDD !

A quoi ressemble un état descriptif de division ?

TableauTantièmesJ’ai reçu il y a quelques jours notre EDD. C’est :

  • nos plans mis en couleurs qui permettent de bien identifier chaque lot et les parties communes,
  • un document qui décrit le futur ensemble immobilier en détail : l’ensemble, les parties communes générales à tous les copropriétaires, les parties communes spéciales à certains copropriétaires (par exemple la fameuse clôture entre les lots 1 et 2), les parties privatives …
  • un tableau de répartition des charges communes en fonction des tantièmes que représente chaque lot.

Absolument tout est pensé pour la vie de la copropriété future ! Les charges d’eau froide, le chauffage, l’entretien de la rampe d’accès au parking …

Et les tantièmes sont calculés intelligemment : un coefficient est appliqué pour qu’une terrasse, un jardin ou un parking ne compte pas autant qu’un appartement, un autre est appliqué en fonction de l’ensoleillement du séjour, etc.

Bref, nous n’avons plus qu’à transmettre ce document à notre notaire (et surtout le tableau), pour qu’elle puisse finaliser notre projet de statuts de SCIA avec le détail de quels associés possèdent quels lots !

Prochaines étapes : la finalisation des statuts, et … l’immatriculation de la société 😉

La répartition des lots

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.. ou comment nous avons opéré l’attribution de nos appartements respectifs sans nous taper dessus ! 🙂
Voici comment nous avons procédé pour parvenir au résultat que vous connaissez aujourd’hui (ou sinon c’est par ici).

Prospection et estimations

L’un des éléments structurant pour se lancer dans un projet de construction, c’est disposer d’un terrain. Mais avant de se lancer à la recherche de la perle rare, encore est-il nécessaire d’avoir quelques critères de sélection. Nous avions donc élaboré une grille regroupant les aspects qui nous semblaient les plus intéressants, comme la disponibilité de transports en commun ou la proximité des commerces, mais également la surface de notre futur logement, notre toute première répartition de l’espace à vivre.

Cette surface avait en fait pour objectif de passer avec succès l’épreuve du COS, ou Coefficient d’Occupation des Sols (*), qui précise le ratio entre les m² de surface de plancher que l’on peut bâtir et la superficie du terrain. Notre première estimation de la surface totale était de 500 m². Pour un COS compris entre 0.5 et 0.7, il nous fallait donc un terrain entre 700 et 1000 m² (soit entre 500 / 0.7 et 500/0.5).

Nous ne souhaitions pas des logements uniformes, et avions des aspirations propres quant à l’espace dans lequel de envisagions d’habiter. La répartition « à la louche » a donc été assez vite remplacée par une matrice, dans laquelle chacun a posé les bases de l’espace désiré :

  • espace privé du logement
  • terrasses et jardins
  • espaces communs
  • choix collégiale de l’espace accordé au 5e lot

Cette matrice avait en premier lieu une vocation financière, permettant de déterminer l’enveloppe de notre projet. Puisque nous avions défini au départ le budget, ceci a permis de converger rapidement vers une situation d’équilibre pour cette seconde itération de notre répartition.

Ça se précise, on va voir l’architecte !

Une fois le terrain trouvé, qui comblait toutes nos attentes, ainsi que choisi notre architecte (le détail de nos péripéties est là, et là), il était temps de rentrer dans le vif du sujet, la construction : nous avions certes une idée de notre espace idéal, mais il manquait mettre toutes les pièces du puzzle ensemble. Pour aider l’architecte dans cette tâche, nous avons chacun fourni un peu plus de détail sur nos logements :

  • les pièces souhaitées, et leurs dimensions idéales
  • les terrasses, que nous avions vaguement abordées auparavant
  • les souhaits de jardin ou pas
  • vivre en étage ou au rez-de chaussée
  • en duplex ou de plain-pied
  • etc.
Le grand jeu de l'architecte ...

Le grand jeu de l’architecte …

Première approche très édulcorée de la conception des logements, cela a surtout permit d’éclaire l’architecte sur les différents volumes à emboîter, et comment les organiser pour répondre aux mieux à nos aspirations. De ces premières esquisses, non retenues lorsqu’ils ne correspondaient pas à notre conception du vivre ensemble, ou justement aux détails précisés plus haut, l’une est rapidement sortie du lot, et a défini ce que serait la répartition finale : 2 appartement en L en bas, duplex en rez-de-jardin, pour ceux qui voulaient justement un accès jardin, un appartement en L au-dessus et un plus petit de plain-pied pour ceux qui préféraient les étages.

Certes nos aspirations ont quelque peu facilité cette répartition, si nous avions tous désiré un rez-de-jardin de plain-pied … nous y serions toujours 🙂

Et le 5e lot alors ?

Les plus perspicaces d’entre vous auront remarqué que j’en parle un peu au début, mais qu’il a fini par disparaître. Ce serait omettre qu’il a bien failli être attribué à l’un d’entre nous, lorsque les difficultés du PLU sont venu pimenter la conception et que l’architecte rencontrait quelques difficultés à conserver la répartition issue des esquisses.

J’évoquais notre conception du vivre ensemble, et l’idée d’un bâtiment commun était justement l’une d’entre elles, le 5e lot ayant plus vocation à conserver son indépendance. Nous avons donc défendu cette vision, ainsi que la disposition actuelle de nos appartements dans le bâtiment principal.

Voilà un projet et une organisation rondement menés, et une répartition établie en toute sérénité 🙂

(*) petite note sur « feu » le COS, notion qui n’existe plus depuis mars 2014 et la loi ALUR, c’est à présent le PLU seul qui fixe les contraintes de constructibilité

Le nouveau site Big Bang Participatif est en ligne !

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Si vous venez régulièrement par ici, vous aurez sans doute noté comme un léger changement … oui, nous avons mis en ligne une nouvelle version de notre site 🙂 !

Je vous emmène faire le tour du propriétaire 😉 ?

On commence par une nouvelle page d’accueil qui vous donne un accès rapide aux derniers articles, la localisation de notre futur bâtiment, ainsi que l’avancement du projet en temps réel, full HD, avec des effets de ouf !!

Sur la page du projet, vous trouverez les principales informations de notre projet : les chiffres clés, les dernières actus du projet et surtout la description des 5 lots !

Sur le blog, business as usual : le fidèle lecteur que vous êtes, retrouvera ses articles préférés que nous continuerons à mettre à jour très régulièrement.

Les images : comme son nom l’indique (parce qu’il y a un minimum de cohérence dans ce que nous faisons ….), vous y retrouverez les photos / images que nous prenons et que nous enrichirons avec l’avancement du projet.

Jusqu’ici on se connaissait sans vraiment se connaître … nos présentations étaient assez succinctes. La page de l’équipe permet de réparer ce petit manque avec une présentation détaillée des 8 membres de notre groupe !

Nos articles les mentionnent très régulièrement, mais avec la page Partenaires, vous trouverez facilement toutes les sociétés avec lesquelles nous travaillons pour les études techniques, les études de sol, les contrôles, etc …

Enfin, sur la page Presse, vous retrouverez tous les articles que nous trouvons « ailleurs », qu’il nous semble pertinent de diffuser et éventuellement de commenter !

N’hésitez pas à nous laisser vos commentaires / impressions sur ce nouveau site, et on espère que cela vous plaira !

Petite leçon de géométrie

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Peu de temps après avoir sélectionné le prestataire qui a fait les petits trous, j’ai repris mon bâton de pèlerin téléphone et suis partie à la recherche … d’un géomètre !

geometreVous savez, ces messieurs qu’on croise parfois dans la rue, qui regardent on ne sait trop quoi dans leur viseur sur trépied … vous croyez qu’ils cherchent à voir la voisine par la fenêtre ? Pas du tout ! Ils prennent des mesures !

Mais commençons par le commencement …

Pourquoi a-t-on besoin d’un géomètre sur un projet immobilier ?

Eh bien … pour connaître parfaitement la géométrie de notre terrain pardi ! Ou plutôt, pour utiliser le terme exact : sa topographie.

En effet, le géomètre va prendre plein de mesures : la taille des murs d’enceinte du terrain, la position exacte des bâtiments mais aussi des arbres qui se trouvent dessus, le dénivelé qu’il y a sur le terrain … Et enfin, il va dessiner ce qu’on appelle un « plan de masse » (cf. photo ci-dessus).

Comment trouve-t-on un bon géomètre ?

Cette fois encore, la sélection du géomètre n’a pas été si compliquée que cela.

J’avais comme point de départ un devis réalisé par un géomètre que notre architecte trouvait sérieux … mais beaucoup trop cher (plus de 5 000 € la prestation !!). Faire jouer la concurrence était indispensable (et bien nous en a pris, on a divisé le budget par 2).

J’ai donc fait un petit tour sur les sites spécialisés en demandes de devis et autres annuaires, et laissé ça et là plusieurs demandes de contact. Et puis, comme j’aime bien le principe du bouche à oreille, j’ai également demandé au chef des taupes s’il avait quelqu’un à me recommander. Bien m’en a pris !

De la définition de la prestation

Contacter plein de géomètres, c’est bien … savoir ce qu’on va leur demander, c’est mieux 😉 Et à ma grande surprise, c’est ce qui a été le plus compliqué !

Moi qui pensais pouvoir copier / coller le devis de géomètre qu’avait obtenu notre architecte, pour demander le même aux autres géomètres et ainsi comparer des devis comparables … je n’y comprends que pouic ! Jugez plutôt :

« – Indication planimétrique de l’alignement actuel, ou de l’éventuel alignement projeté de la voie …
– Indication sur le plan de corps de rue en totalité et au droit de la propriété … des lampadaires, poteaux …
– Indication de la superficie numérique  … »

Bon, ok, je vois à peu près de quoi on parle, mais on n’est pas en train d’écrire un texte de loi non plus ! On veut juste un plan, des mesures et une superficie totale !

Je laisse tomber cette approche, prends juste les grands titres de ce devis : « plan de masse au 1/100ème » et « nivellement » et décide de voir comment les géomètres réagissent à ces demandes. Evidemment, je leur explique à quelle étape du projet nous en sommes (avant-projet sommaire, c’est à dire des plans au 1/100ème, pour préparer notre demande de permis de construire), et que notre architecte a besoin d’un plan topographique avec position des arbres et dénivelés précis (sachant que nous sommes sur un coteau, ils sont importants) pour pouvoir finaliser ses plans.

Ouf ! Les géomètres réagissent bien à ma demande, ils ont l’habitude de ce type de mission. Bon, j’en ai tout de même qui s’imaginent qu’en me disant des mots compliqués auxquels je ne comprends rien ils pourront me vendre des choses inutiles … mais il y a aussi ceux qui se mettent à mon niveau, m’expliquent avec des mots simples ce qu’ils vont faire – et ne pas faire.

Finalement, je reçois 5 devis supplémentaires … dont les prix vont du simple au triple !

Le choix … et le résultat

Après analyse des devis, je comprends vite que le moins cher a prévu d’en faire moins que les plus chers. J’identifie avec l’aide de notre architecte et de son bureau d’études celui lequel correspond le mieux à notre besoin, et appelle les autres géomètre pour qu’ils ajustent les leurs. Je préfère comparer des choux avec des choux qu’avec des carottes ;-). Après pas mal d’ajustements, il me reste 3 devis honnêtes et comparables.

Finalement, nous avons choisi le cabinet ALTIUS (anciennement Cailleux-Fouché), parce que :

  • il avait bien estimé ses prestations dès le départ, son devis n’a quasiment pas évolué lors de ma « remise à niveau des devis entre eux » (alors que certains en ont profité pour gonfler le leur)
  • c’est le prestataire qui m’a le mieux expliqué ce qu’il allait faire
  • il m’avait été recommandé (je vous ai dit, j’aime bien les recommandations)
  • et pour ne rien gâcher … c’était le moins cher 🙂

Après un petit défrichage du terrain (ben oui, pour pouvoir prendre ses mesures, il vaut mieux en voir le fond !), géré de main de maître par Oscar et Lauris, de chez Jardin & Potager, le géomètre peut faire son travail. Et une dizaine de jours plus tard, nous avons reçu notre plan topographique !

La leçon à retenir

Lorsque vous devez choisir un prestataire sur un sujet auquel vous n’y connaissez rien au départ … fiez-vous plutôt à celui qui saura vous expliquer clairement ses missions, et qui prend le temps de bien vérifier avec vous ce dont vous avez besoin (ou pas) !

Les outils de la gestion de projet

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Cette semaine nous souhaitons partager avec vous les outils que nous utilisons pour nous faciliter la gestion de notre projet et surtout nous rendre plus efficaces. En plus, ils sont gratuits !

Comme nous avions tous un compte Google, nous avons privilégié les outils Google. Bien évidemment, d’autres outils existent mais il fallait bien faire un choix.

Comment communiquons-nous entre nous ?

Nous avions essayé les signaux de fumée mais ce n’était vraiment pas pratique avec le vent…

Nous utilisons donc la messagerie électronique (mail, courriel) afin de partager rapidement et avec tout le groupe les informations. Nous sommes même allés plus loin dans la simplicité (et surtout afin d’éviter d’oublier un des destinataires… nous sommes quand même 8 !), nous avons donc créé un mail de groupes. Ainsi, lorsque l’un de nous souhaite transmettre un signal (de fumée pour ceux qui suivent…), il suffit d’envoyer ce signal à l’adresse mail du groupe pour que chaque membre puisse recevoir ce signal dans sa propre boite mail.

Nous utilisons aussi la messagerie instantanée (tchat, tchatche, clavardage). Pour ceux qui ne connaîtraient pas le principe (si si ça existe !) c’est comme le SMS mais en groupe. En d’autres termes, c’est comme si tout le monde recevait le même SMS et pouvait lire la réponse que chacun fait au SMS reçu. Nous utilisons pour cela Hangouts.

Enfin, le mode de communication que nous privilégions tous reste bien évidemment la rencontre !

Comment gérons-nous le calendrier projet ?

Tout d’abord, nous avons créé un agenda commun. Ainsi, nous avons une meilleure visibilité sur les événements passés et à venir. Cet agenda commun peut être synchronisé sur nos différents terminaux (Mobile, tablette) afin d’avoir toujours un œil dessus.

Avoir un agenda commun c’est bien mais le plus compliqué reste de positionner une réunion de partage avec tout le monde ! En effet, chacun a ses contraintes et il faut concilier les contraintes de tout le monde pour arriver à positionner la réunion à la bonne date. Donc afin d’éviter les échanges de mails interminables (Moi je peux à partir de 18h mais que le lundi, moi je ne peux pas le mardi j’ai piscine, moi je préfère en semaine car le week-end j’ai Golf…), nous avons opté pour Doodle. L’avantage de cet outil est de rendre la planification plus simple (chacun renseigne ses contraintes et la meilleure date pour poser la réunion se déduit très facilement).

Comment suivons-nous nos actions ?

Au début, c’est toujours facile, il n’y a que quelques actions. On se les répartit, on s’informe et tout roule. Au fur et à mesure que le projet avance, il y a de plus en plus d’actions à mener et on peut vite perdre en visibilité. Le plus simple serait de se faire une réunion quotidienne avec des post-it sur un mur pour connaître l’état d’avancement des actions et surtout travailler ensemble sur les actions complexes.

Dealy

Envisager cette réunion tous les matins avant d’aller travailler nous obligerait à nous lever très tôt… nous allons donc, ici encore, utiliser un outil qui fait la même chose mais en dématérialisé, il s’agit de Trello. Cet outil nous permet donc de mettre des post-it virtuels (répartis en 3 catégories : A faire, En cours, Fait) et de suivre leur avancement.

De plus, tous les lundis, un mail de synthèse est envoyé à tout le groupe afin de résumer les actions de la semaine passée, de relancer les actions en retard et donner de la visibilité sur les semaines à venir. C’est aussi l’occasion de faire le point sur le planning et les dépenses engagées ou à prévoir.

Comment partageons-nous nos documents ?

C’est simple, nous avons tout mis dans le nuage (cloud). Ainsi, nos documents sont sauvegardés et sécurisés sur de gros serveurs. Pour ce faire, nous avons donc créé un répertoire partagé sur le Drive. Nous pouvons donc consulter, modifier (tous en même temps) nos documents de tous les endroits de la planète (même du Pérou … mais ça ce sera un autre article !).

Concrètement ça se passe comment ?

Prenons un exemple : Nous avons besoin de nous retrouver pour valider une étape du projet.

  1. On dépose les documents requis sur le Drive
  2. On crée un Doodle pour trouver une date commune
  3. On met à jour l’agenda commun (date, heure et lieu de la réunion)
  4. On crée les actions via Trello afin que chacun prépare ses remarques pour la réunion
  5. Le jour J, on utilise Hangouts pour se prévenir des retards éventuels
  6. Enfin, on met à jour un document de synthèse sur le Drive