Les outils de la gestion de projet

Cette semaine nous souhaitons partager avec vous les outils que nous utilisons pour nous faciliter la gestion de notre projet et surtout nous rendre plus efficaces. En plus, ils sont gratuits !

Comme nous avions tous un compte Google, nous avons privilégié les outils Google. Bien évidemment, d’autres outils existent mais il fallait bien faire un choix.

Comment communiquons-nous entre nous ?

Nous avions essayé les signaux de fumée mais ce n’était vraiment pas pratique avec le vent…

Nous utilisons donc la messagerie électronique (mail, courriel) afin de partager rapidement et avec tout le groupe les informations. Nous sommes même allés plus loin dans la simplicité (et surtout afin d’éviter d’oublier un des destinataires… nous sommes quand même 8 !), nous avons donc créé un mail de groupes. Ainsi, lorsque l’un de nous souhaite transmettre un signal (de fumée pour ceux qui suivent…), il suffit d’envoyer ce signal à l’adresse mail du groupe pour que chaque membre puisse recevoir ce signal dans sa propre boite mail.

Nous utilisons aussi la messagerie instantanée (tchat, tchatche, clavardage). Pour ceux qui ne connaîtraient pas le principe (si si ça existe !) c’est comme le SMS mais en groupe. En d’autres termes, c’est comme si tout le monde recevait le même SMS et pouvait lire la réponse que chacun fait au SMS reçu. Nous utilisons pour cela Hangouts.

Enfin, le mode de communication que nous privilégions tous reste bien évidemment la rencontre !

Comment gérons-nous le calendrier projet ?

Tout d’abord, nous avons créé un agenda commun. Ainsi, nous avons une meilleure visibilité sur les événements passés et à venir. Cet agenda commun peut être synchronisé sur nos différents terminaux (Mobile, tablette) afin d’avoir toujours un œil dessus.

Avoir un agenda commun c’est bien mais le plus compliqué reste de positionner une réunion de partage avec tout le monde ! En effet, chacun a ses contraintes et il faut concilier les contraintes de tout le monde pour arriver à positionner la réunion à la bonne date. Donc afin d’éviter les échanges de mails interminables (Moi je peux à partir de 18h mais que le lundi, moi je ne peux pas le mardi j’ai piscine, moi je préfère en semaine car le week-end j’ai Golf…), nous avons opté pour Doodle. L’avantage de cet outil est de rendre la planification plus simple (chacun renseigne ses contraintes et la meilleure date pour poser la réunion se déduit très facilement).

Comment suivons-nous nos actions ?

Au début, c’est toujours facile, il n’y a que quelques actions. On se les répartit, on s’informe et tout roule. Au fur et à mesure que le projet avance, il y a de plus en plus d’actions à mener et on peut vite perdre en visibilité. Le plus simple serait de se faire une réunion quotidienne avec des post-it sur un mur pour connaître l’état d’avancement des actions et surtout travailler ensemble sur les actions complexes.

Envisager cette réunion tous les matins avant d’aller travailler nous obligerait à nous lever très tôt… nous allons donc, ici encore, utiliser un outil qui fait la même chose mais en dématérialisé, il s’agit de Trello. Cet outil nous permet donc de mettre des post-it virtuels (répartis en 3 catégories : A faire, En cours, Fait) et de suivre leur avancement.

De plus, tous les lundis, un mail de synthèse est envoyé à tout le groupe afin de résumer les actions de la semaine passée, de relancer les actions en retard et donner de la visibilité sur les semaines à venir. C’est aussi l’occasion de faire le point sur le planning et les dépenses engagées ou à prévoir.

Comment partageons-nous nos documents ?

C’est simple, nous avons tout mis dans le nuage (cloud). Ainsi, nos documents sont sauvegardés et sécurisés sur de gros serveurs. Pour ce faire, nous avons donc créé un répertoire partagé sur le Drive. Nous pouvons donc consulter, modifier (tous en même temps) nos documents de tous les endroits de la planète (même du Pérou … mais ça ce sera un autre article !).

Concrètement ça se passe comment ?

Prenons un exemple : Nous avons besoin de nous retrouver pour valider une étape du projet.

On dépose les documents requis sur le Drive
On crée un Doodle pour trouver une date commune
On met à jour l’agenda commun (date, heure et lieu de la réunion)
On crée les actions via Trello afin que chacun prépare ses remarques pour la réunion
Le jour J, on utilise Hangouts pour se prévenir des retards éventuels
Enfin, on met à jour un document de synthèse sur le Drive