La semaine dernière je vous racontais comment nous avons élaboré le Dossier de Consultation des Entreprises avec l’aide de nos architectes et du Bureau d’Etudes Techniques. Aujourd’hui, je complète  cet article car vous avez sans doute plein de questions, n’est-ce-pas : comment identifie-t-on les entreprises à solliciter ? Comment analyser une offre ? Quels sont les critères de sélection ?

Ne vous inquiétez plus, j’apporte nos éléments de réponse à ces questions existentielles (au moins ….) ! Vous venez ?

Un seul généraliste ou plusieurs spécialistes ?

Une des premières questions à se poser est : constructeur généraliste ou assemblage de spécialistes ? Autrement dit, faut-il confier notre projet à une entreprise qui est capable d’intégrer l’ensemble des corps de métiers (menuiseries, maçonnerie, plomberie, …) ou plutôt faire appel à un spécialiste de chaque corps de métiers sachant que nous avons 11 lots différents (Démolition, Gros Oeuvre / Maçonnerie, Menuiseries intérieures et extérieures, Electricité, Étanchéité, Plomberie, …) ?

La première solution, l’approche intégrée, est plus « confortable », mais elle est réputée plus onéreuse. La deuxième nous oblige à un effort de coordination plus important (porté par nos architectes), mais est réputée moins onéreuse et elle permet de répartir le risque de faillite.

Au lancement de notre appel d’offres, nous avions un scénario hybride en tête : sélectionner 3 à 5 sociétés en capacité de couvrir les 11 lots. Au final, à la lecture de notre dernier article, vous aurez compris que nous avons sélectionné une entreprise unique. Y’a que les abrutis qui ne changent pas d’avis !

Le réseau, outil pour identifier les entreprises à solliciter pour un DCE

Comment identifier les entreprises à solliciter ?

Vous comprendrez assez facilement qu’il est important de trouver des entreprises de construction « de confiance » : une entreprise qui bosse bien et à un prix raisonnable. Quoi de plus efficace que de compter sur le « réseau » de nos architectes et du BET (Bureau d’Etudes Techniques) ? Ce fut assez naturellement notre première source : des entreprises avec lesquelles ils avaient déjà bien travaillé ou qu’ils avaient déjà eu l’opportunité de croiser ou qui leur avaient été recommandées par des personnes de confiance.

Avec nos réseaux personnels, ou des rencontres lors de salons (ex : Batibouw), nous avons également apporté notre contribution à cette sélection.

Dans le BTP, la taille compte …

Une de leçons que nous retiendrons de cette expérience : la taille compte J ! Désolé …

En effet Il est important de sélectionner les entreprises adaptées à la taille de votre projet : inutile de solliciter Vinci Construction pour une maison individuelle ou Maison Phoenix pour un programme de 120 logements.

Problème, notre projet est d’une taille un peu bâtarde : un peu plus grand qu’une maison individuelle, mais pas non plus un programme de plusieurs dizaines de logement. Il est donc « trop compliqué » pour des constructeurs de maisons individuelles qui ne disposent pas nécessairement de l’équipement adapté, mais trop petit pour un « gros » constructeur, donc pas rentable.

Il a donc fallu identifier les sociétés capables d’adresser un projet « atypique » (on commence à avoir l’habitude), et ce ne fut pas aussi facile que cela en a l’air (d’où l’importance du réseau).

Ne pas confondre respect du budget et moi-disant !

Les critères de sélection : le budget et la confiance !

Pour avoir une bonne grille d’analyse des réponses, nous avons préparé une liste de critères de sélection pour évaluer les offres. Il y a bien sûr des critères complètement objectifs, presque mécaniques, et d’autres un peu plus subjectifs :

• Le budget: c’est bien évidemment le principal critère, même si notre objectif n’est pas de sélectionner le moins disant, pas toujours synonyme de qualité et de pérennité
• Le périmètre de la réponse: Ce n’est pas tout de respecter le budget, encore faut-il répondre aux besoins exprimés …
• La fourniture et la qualité des éléments « annexes »: en complément du périmètre et du budget, nous demandons également des éléments de planning, délais de réalisation, des références, …

Confiance et motivation, deux critères subjectifs mais importants pour trouver le bon partenaire !

Deux autres critères, beaucoup plus subjectifs, étaient également importants pour nous : la confiance et la motivation. En effet, vous aurez compris que nous ne sommes pas des professionnels de la construction (ce qui ne nous empêche pas d’apprendre rapidement), et la confiance, c’est cette « petite voix intérieure » (inutile d’appeler l’ambulance tout de suite, je vais bien !) qui vous donne envie (ou pas) de travailler avec un tel ou une telle et qui vous permet d’envisager sereinement de confier la construction de votre futur logement principal à une société !

Par nature, c’est un critère difficilement quantifiable, mais c’est ainsi que nous sélectionnons tous nos prestataires (nos architectes, les taupes, le géomètre, …) et jusqu’ici cela nous réussit plutôt bien.

Comment mesure-t-on la confiance et la motivation ? Je vous accorde que ce n’est pas évident, mais des indices peuvent alimenter ces deux critères : la société a-t-elle fait l’effort de passer sur le terrain pour se faire une idée « en live » car nous insistons sur la difficulté d’accès du terrain situé dans une impasse ? La société a-t-elle posé des questions ou s’est-elle contentée de produire une réponse standard ? Les questions étaient-elles pertinentes ? Comment se déroulent les échanges ? Tous ces petits « trucs » permettent d’alimenter votre envie de travailler avec une entreprise !

La réception des offres : ça dépend, ça dépasse !  

Les premières réponses nous arrivent, et là, c’est le drame : la grande majorité des entreprises qui répondent ne prennent pas la peine de respecter les consignes définies par le BET. Bon, pourquoi pas, il parait que c’est « normal », que cela fait partie des usages de la profession … ça me laisse dubitatif compte tenu de mes propres expériences professionnelles sur ce type d’exercice, mais s’il avait fallu ne conserver que les entreprises qui respectent les consignes, nous n’aurions pas grand-chose à analyser.

Quelqu’un aurait-il gagner au loto récemment ?

Les problèmes se poursuivent à l’analyse des offres : le BET fait une analyse exhaustive et objective des offres en attribuant des notes sur les différents critères (budget / périmètre de l’offre). Résultat : les offres sérieuses sont largement au-dessus du budget et sur certains lots du DCE, nous n’avons qu’une seule offre, ça fait léger pour faire un choix !

Nous avons pris le temps de rencontrer l’entreprise généraliste qui nous a fait l’offre la plus sérieuse, mais avec un écart de +50% par rapport à notre budget, l’écart était trop important pour que nous puissions sérieusement envisager une négo !

Comment fait-on dans ce cas-là ? Y’a pas 56 manières de traiter le problème, nous n’avons malheureusement pas un budget extensible, nous ne pouvions nous permettre d’être « hors budget », nous avons donc été obligé de prendre le temps de relancer un nouvel appel d’offres avec un nouveau panel d’entreprises. Nous avons donc « perdu » 2 – 3 mois supplémentaires, mais il fallait bien en passer par là !

Je vous la fais courte, mais à l’issue de ce 2^ème round, nous avons trouvé LA société qui nous convenait (nous vous la présenterons plus en détail dans un prochain article) : une proposition financière proche de notre budget (ça laisse de la place pour une négo), une offre sérieuse et documentée avec, luxe ultime, un planning de réalisation. Après une première rencontre, le courant passe bien …  et après une négo (rondement menée, merci Fabien), nous parvenons à revenir dans les limites de notre budget ! Que demander de plus !!

Des mois d’effort pour signer + de 5 kg de papiers en triple exemplaire !

C’est comme ça que nous nous sommes retrouvés pour la signature du contrat le lundi 1^er aout ! La conclusion d’une phase importante et le démarrage des aventures concrètes (qui a parlé des problèmes concrets ???). Il ne nous reste plus que quelques épreuves administratives pour envisager la démolition, les premiers coups de pelleteuse et les premières pierres !

Et si vous êtes sages, un de ces jours, je vous ferai également un retour d’expérience sur le manque cruel d’agilité dans une phase de sélection, ainsi que sur la découverte de la dématérialisation des documents et la signature pour sauver les forêts amazonienne !

Stay always tuned !